Asignación anual para viajes de trabajo y capacitación (DTTA)
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Se solicita a la oficina de campo local que ayude a hacer un seguimiento y administración del presupuesto DTTA del/la JPO, como por ejemplo el reembolso/aumento de los recibos de Atlas y el aumento de la requisa de viajes. Cuando se pida por adelantado el pago del viaje, y pago de los costes de la capacitación o reembolso de los costes del viaje, el/la JPO debe enviar toda la documentación relativa a ello a la oficina de campo local del PNUD.
Existen diferentes alternativas para recibir los pagos de los fondos DTTA.
Para el pago de las capacitaciones:
- El/la JPO puede pagar la capacitación por adelantado y solicitar el reembolso por medio del formulario F. 10. Éste debe enviarse a la Unidad de Finanzas de la oficina de campo del PNUD, junto con los recibos originales y las necesarias aprobaciones de su supervisor y de la organización de las Naciones Unidas.
- El/la JPO puede pedir a la oficina de campo del PNUD que haga un pago directo al proveedor de la capacitación. El/la JPO debe enviar a la Unidad de Finanzas de la oficina de campo del PNUD un formulario del perfil del prestatario de servicios («Vendor/Person Profile ») con información del mismo. Junto a este documento debe enviar las necesarias aprobaciones de su supervisor y de la organización de las Naciones Unidas. A continuación, el/la JPO puede dirigirse a la Autorización de la Asignación de las Subvenciones del CSJPO, que incluye la autorización para realizar pagos a través de la DTTA. De aquí en adelante se solicita a la Unidad de Finanzas que realice el pago directo al prestatario de los servicios.
Para el viaje:
No está permitido que el/la JPO adquiera billetes de viaje por cuenta propia (billetes de avión por Internet u otros medios). Es imprescindible viajar con una autorización aprobada por su Oficina.
Es imprescindible contactar con el personal de la agencia de viaje local de las Naciones Unidas para comprar cualquier billete.
En caso de que la actividad de capacitación requiera desplazamiento, la oficina de campo local del PNUD es la encargada de tramitar la petición de viaje en el módulo e-procurement de Atlas, indicando el propósito del viaje, el itinerario del mismo y costes aproximados del viaje y la actividad de capacitación. Por tanto, el JPO debe enviar todas las aprobaciones relativas al caso, incluyendo la de viaje y el presupuesto del mismo, a la oficina de campo del PNUD de modo que ésta adquiera los billetes en nombre del/la JPO.
Hay diferentes gastos englobados en pagos relacionados con el viaje :
- Para el viaje, el/la JPO debe solicitar a la oficina de campo del PNUD que reserve el billete a través de la agencia de viajes local de Naciones Unidas, cobrando el COA de la DTTA . El itinerario aprobado y demás documentación relevante, debe enviarse a la oficina de campo del PNUD.
- El JPO puede solicitar que el pago por adelantado de la DSA y los gastos finales se le hagan directamente a él/ella en calidad de prestatario de servicios (« Vendor») según COA de la DTTA. El/la JPO debe enviar a la unidad de Finanzas de la oficina de campo del PNUD tanto las aprobaciones necesarias de su supervisor y su organización de las Naciones Unidas, como la autorización para desplazarse, incluyendo las fechas del viaje el DSA aprobado y los costos aproximados del viaje por parte de la agencia local de viajes de las Naciones Unidas. A partir de entonces la Unidad de Finanzas hará los pagos directos al/a la JPO.
Al finalizar el viaje, el/la JPO debe enviar el documento F.10 cumplimentado a la Unidad de Finanzas del PNUD.
La autorización de llevar a cabo los pagos a través de los fondos DTTA, incluyendo la cantidad específica de DTTA para el/la JPO, es compartida con el JPO y la oficina de campo del PNUD al comienzo del trabajo como JPO (en la autorización de la subvención para el puesto), incluyendo el COA que se utilizará cuando se genere el recibo en Atlas. Los gastos de DTTA deben imputarse usando el código de cuenta 63405 y los justificantes de Atlas de los gastos por medio de DTTA deben enviarse, junto con los documentos que lo apoyen, al CSJPO lorrae.davey@undp.org and lykke.andersen@undp.org) para ser aprobados.
El/la JPO deberá pagar los gastos que superen lo indicado en el presupuesto de DTTA.
Los servicios prestados por la oficina de campo del PNUD a JPOs de la ONUSIDA, UNFPA, ONUDI, UNOPS, OOPS, UNSSC, UNU, OMS y UPU administrados por el CSJPO, se consideran servicios de apoyo de implementación y pueden facturarse según la última Lista de Precios Global (UPL) del PNUD, aplicando el COA del miembro del personal y el código de cuenta concerniente.
